Ein Word-Dokument formatieren – Formatvorlagen anwenden

Tricks kann man nie genug lernen. Da sind Autoren nicht anders als Zirkushunde.

Word ist eines der am weitesten verbreiteten Textverarbeitungsprogramme. Es bietet uns Schreibenden vieles, was das Arbeiten erleichtert, und hat Macken, die effektiv von der eigentlichen Arbeit ablenken können. Im Großen und Ganzen lässt es sich jedoch schnell erlernen und für viele Schreibzwecke verwenden, weil es uns den Text anzeigt, wie er ausgedruckt erscheint. (Es sei denn, es schleichen sich Fehler ein!)

Bei der Erstellung längerer Texte, etwa von Manuskripten, können wir allerdings leicht die Übersicht verlieren. Dies gilt auch für die Formatierung.

Alles von Hand: alte Word-Versionen

In alten Versionen von Word nahm man die Formatierung von Texten weitgehend manuell vor. Schriftart und -größe, fett, kursiv, und unterstrichen, in wilden Momenten verschiedene Schriftfarben, das alles ordneten wir per Hand zu. Ich kenne einige Leute, die damals (vor etwa siebzehn Jahren) Seminararbeiten ohne Seitenzahlen schrieben, das Inhaltsverzeichnis von Hand anlegten und Kapitel und Unterkapitel nicht als solche formatierten. In diesen dunklen Zeiten ließen Professoren solche Arbeiten durchgehen, weil sie selbst Computer als neuartige Geräte fürchteten.

Heute bieten alle mir bekannten Textverarbeitungsprogramme Formatvorlagen an. Aber ich sehe viele Manuskripte, die irgendwo in der Mitte eine andere Kapitelformatierung aufweisen, in denen manchmal sogar die Schriftart ohne Vorwarnung wechselt.

Das sieht schlampig aus und vermittelt den Eindruck, das Manuskript sei dem Autor so wenig wert gewesen, dass er nicht einmal versucht hat, die Technik in den Griff zu bekommen.

Das Zeitalter der Automatisierung, auch für Texte

Seit einigen Versionen verwendet Word Menübänder. Im Menüband Start, darin öffnet sich ein Dokument automatisch, befinden sich links der Bereich für die manuelle Schriftformatierung und in der Mitte der Bereich für die manuelle Absatzformatierung. Für Sonderfälle kann man auf diese Einstellungen zurückgreifen. Für große Dokumente, und groß ist bereits eine Hausarbeit mit zwanzig Seiten, geht es um Grundeinstellungen. Dafür gibt es rechts Formatvorlagen. Neu? Der Begriff existierte bei Word schon vor zwanzig Jahren!

Wichtig: Schalten Sie immer die ausgeblendeten Formatierungssymbole ein, sonst sehen Sie wichtige Einstellungen nicht. Klicken Sie dafür im Bereich Absatz auf dieses Zeichen ¶.

Formatvorlagen sind Standardvorlagen. Ihre Funktionsweise ist einfach:

1. Text wird markiert.
2. Der markierten Textstelle wird ein Format zugewiesen, z. B. Überschrift.
3. Soll das Aussehen der Überschrift verändert werden, ändert man die Formatvorlage.
4. Alle Überschriften bekommen automatisch das neue Aussehen.

Beispiel: Formatvorlagen zuweisen

Word ist ein Programm für Leute, die viel Schreiben. Es gibt zahlreiche Formatvorlagen speziell für lange Texte.

Titel

Sie schreiben den Text des Titels und markieren ihn. Dann klicken Sie  unter den Formatvorlagen auf Titel. Ihr Text wird zentriert, bekommt eine neue Schriftart und eine neue Größe und wird außerdem fett. Mit der Returntaste kommen Sie in eine neue Zeile und kehren automatisch zurück in die Standardformatierung.

Überschrift

Markieren Sie den Text der Überschrift und fahren Sie mit der Maus über die verschiedenen Formatvorlagen. Sie sehen immer, wie sich der markierte Text verändert. Wenn Sie klicken, weisen Sie eine Vorlage zu. Klicken Sie auf Überschrift 1. Der Text erhält die entsprechende Formatierung. Wenn Sie mit ¶ die Formatierungssymbole eingeschaltet haben, sehen Sie vor Ihrer Überschrift ein kleines schwarzes Quadrat. Das Quadrat zeigt an, dass der folgende Text eine Überschrift ist.

Arbeiten Sie mit Word 2010 und haben das Navigationsfeld eingeschaltet, sehen Sie Ihren Titel und alle Überschriften, bzw. untergeordneten Überschriften in einer Liste. Durch Anklicken der Überschriften gelangen Sie an die entsprechende Textstelle.

Textkörper

Der normale Text ist der Textkörper. Ihm ist der Stil Standard zugeordnet. Wenn Sie eine spezielle Formatvorlage wie Titel oder Überschrift mit der Return-Taste verlassen, kehren Sie wieder in dieses Format zurück.

Die Formatvorlage für den Textkörper legt auch fest, wie groß der Zeilenabstand ist und ob die erste Zeile eines Absatzes eingerückt wird. Vielleicht möchten Sie jedoch, dass der erste Absatz in einem Kapitel keine Einrückung hat.

Eine Formatvorlage selbst erstellen

Es gibt bei Word meistens mehrere Wege zu einem Ziel. So ist es auch mit dem Erstellen einer neuen Formatvorlage. Ich beschreibe Ihnen einen möglichen Weg. Sie können sich einen anderen austüfteln.

Nehmen wir an, Sie möchten, dass der erste Absatz nach einer Überschrift keine Einrückung aufweist.

1. Neben dem Feld mit den verschiedenen Formatvorlagen steht Formatvorlagen ändern. Darunter ist ein kleiner Pfeil. Den sollen Sie nicht anklicken. Unten rechts an der Trennlinie zum nächsten Feld ist ein weiterer kleiner Pfeil. Wenn Sie den anklicken, öffnet sich ein langes Fenster Formatvorlagen. Darin sehen Sie eine Liste der vorhandenen Vorlagen.
2. Standard ist die Formatvorlage für den Textkörper. Fahren Sie mit der Maus auf das ¶-Zeichen rechts neben Standard. Ihnen werden die Einstellungen angezeigt.
3. Klicken Sie auf das ¶-Zeichen und wählen Sie ändern.
4. Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie bei Name einen neuen Namen ein, z. B. Absatz 1 ohne Einrückung.
5. Bei Formatvorlage für folgenden Absatz geben Sie den Namen der Formatvorlage für den zweiten und jeden weiteren Absatz ein. Unter dem kleinen Pfeil finden Sie die Liste. Wählen Sie z. B. Standard.
6. Kreuzen Sie an: zur Liste der Schnellformatvorlagen hinzufügen, automatisch aktualisieren, neue auf diese Vorlage basierende Dokumente.
7. Klicken Sie unten Links auf Format. Es klappt sich ein kleines Fenster auf. Wählen Sie Absatz.
8. Es erscheint das Fenster, das Sie von der manuellen Einstellung für einen Absatz kennen. Wählen Sie Einzug: Sondereinzug: ohne. Bestätigen Sie mit OK. Das Fenster schließt sich.
9. Sie sind wieder im Fenster Formatvorlage ändern. Klicken Sie auf OK. Das Fenster schließt sich.

Sie finden jetzt in der Liste der Formatvorlagen Ihre Vorlage und können bei jedem ersten Absatz eines Kapitels diese Vorlage wählen. Möchten Sie Änderungen daran vornehmen, gehen Sie vor wie oben beschrieben.

Mit Formatvorlagen stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument einheitlich formatiert ist.