W 8BEN – So aktualisieren Sie das Formular für Amazon

 Sie hatten den Kampf überstanden: Sie haben sich vor zwei oder drei Jahren eine US-Steuernummer besorgt und dann bei CreateSpace oder Kindle Direct Publishing (KDP) das Formular W 8BEN eingereicht. Sie dachten, die Probleme wären ausgestanden und Sie müssten sich nur noch mit dem deutschen Finanzamt auseinandersetzen. Dann kam die Nachricht, dass Ihr W 8BEN ausläuft!

Hinweis 1: Im Weiteren beschreibe ich, was ich herausgefunden und getan habe. Dies ist kein juristischer Rat. Im Zweifel wenden Sie sich an Amazon oder die amerikanischen Steuerbehörden (etwa über die US-Botschaft).

Hinweis 2: Der folgende Text bezieht sich auf CreateSpace und KDP. Für andere Zwecke, z. B. ITunes oder Smashwords, können Sie weiter so verfahren, wie meinem älteren Post über das W 8BEN beschrieben.

Was ist das Formular W 8BEN?

Ich habe bereits in Formular W 8BEN – So sparen Autoren Geld und Stress erklärt, was das Formular W 8BEN ist. Der Einfachheit halber sage ich es hier noch einmal:

Amazon hat seinen Sitz in den USA, Sie leben in Deutschland oder einem anderen europäischen Land und besitzen nicht die US-Staatsbürgerschaft. Wenn Sie über die Amazon-Programme CreateSpace und KDP Bücher oder E-Books verkaufen, möchte das amerikanische Finanzamt eigentlich seinen Anteil haben, ebenso das Finanzamt in Ihrem Land. Damit Sie nicht zweimal Steuern bezahlen müssen, haben die USA mit zahlreichen Ländern Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung abgeschlossen.

Amazon müsste eigentlich die Steuern für Ihre Verkäufe direkt an die amerikanischen Steuerbehörden abführen. Über das Formular W 8BEN teilen Sie Amazon mit, dass Sie sich auf so ein Abkommen berufen. Amazon wird dann die amerikanischen Steuern nicht für Sie abführen, sondern Ihnen auszahlen und darauf vertrauen, dass Sie Ihre Steuern in Ihrem Land bezahlen.

Wie viele Bestätigungen gilt das W 8BEN nur so lange, bis bei Ihnen eine Veränderung eintritt oder es ganz einfach verfällt. Ein W 8BEN ist zwei bis drei Jahre gültig (bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr der Unterschrift).

Was ist neu?

Als ich 2012 mein W 8BEN bei Amazon einreichte, war das ein Papierformular, das ich mit der Post in die USA schicken musste. Jetzt bietet Amazon für CreateSpace und KDP einen online-Dialog an. Viele Angaben, die man in dem Papierformular per Hand eintragen muss, schließt der Dialog aus den Daten des Verkäuferkontos. Das spart Zeit.

→ Sie müssen jetzt Ihre deutsche Steuernummer angeben, auch wenn Sie früher eine amerikanische Steuernummer erworben haben.

→ Wenn Sie das Steuer-Interview durchführen, können Sie eine elektronische Unterschrift abgeben. Dazu müssen Sie Amazon die Erlaubnis erteilen, Ihre Daten aus dem Verkäuferkonto zu verwenden. Wenn Sie das nicht gestatten möchten, müssen Sie die Papierversion des W 8BEN ausfüllen und per Post zu Amazon schicken.

Das Interview

Sie finden das Interview in Ihrem Konto unter Edit Account Settings und dann unter Royalty Payment Information. Halten Sie Ihre Steuernummer bereit. Sie können das Interview jederzeit abrechen, allerdings gehen dann Ihre Eingaben verloren.

Getting Started (Los geht’s)

Hier wird kurz erklärt, worum es in dem Interview geht. Sie brauchen nichts anzukreuzen. Beachten Sie, dass Sie im Interview keine Umlaute (ä, ö, ü) oder andere Sonderzeichen verwenden dürfen.

For US tax purposes, are you a US Person? (Sind Sie ein US-Bürger?)

Kreuzen Sie no an. Klicken Sie dann auf Save and Continue (Speichen und Weiter).

 

Tax Information (Steuerinformationen)

Die Person, auf die sich die Steuerinformationen beziehen, heißt im Interview beneficial owner. In diesem Schritt müssen Sie angeben, ob Sie eine Person (Individual) oder ein Unternehmen sind. Für Unternehmen gibt es einige Formen zur Auswahl.

Wählen Sie Individual. Wenn Sie früher eine EIN als sole proprietor beantragt und erhalten haben, wählen Sie ebenfalls Individual. Sie müssen das Land angeben, in dem Sie leben, z. B. Germany, und Ihren vollständigen Namen. Den bezieht das Formular bereits aus Ihren Daten.

Are you an agent acting as an intermediary? (Handeln Sie als Agent für andere?)

Wählen Sie No.

Permanent address (feste Adresse)

Geben Sie Ihre feste Adresse an. Das Land können Sie aus einer Liste wählen. Achten Sie bei den Adressdaten darauf, Umlaute und scharfes s in normale Buchstaben umzuwandeln.

Mailing address (Postanschrift)

Geben Sie an, ob Ihre Postanschrift die gleiche ist wie Ihre feste Adresse (Same as permanent address) oder eine andere (Other). Falls die Adressen abweichen, geben Sie Ihre Postadresse an.

U.S. person tests – individuals (Test ob Sie US-Bürger sind)

Nun wird überprüft, ob Sie nicht doch als US-Bürger oder US-Bewohner einzuordnen sind. Dazu müssen Sie die vier folgenden Aussagen ankreuzen, wenn sie zutreffen.

Select all the items that apply:

 
 
 
  • Wenn Sie den ersten Punkt angekreuzt haben, gelten Sie im Weiteren als US-Bürger. Das weitere Interview beschreibe ich hier nicht.
  • Wenn Sie den zweiten Punkt angekreuzt haben, gelten Sie als US-Bürger. Das weitere Interview beschreibe ich hier nicht.
  • Wenn Sie den dritten Punkt angekreuzt haben, gelten Sie in Steuerfragen als US-Bürger. Das weitere Interview beschreibe ich hier nicht.
  • Wenn Sie den letzten Punkt angekreuzt haben, müssen Sie Angaben über die Anzahl der Tage in den USA während der letzten drei Jahre machen. Geben Sie die Tage jeweils für das laufende Jahr (Current year), das erste vorhergehende Jahr (1st Prior year) und das zweite vorhergehende Jahr (2nd Prior year) an. Das weitere Interview  beschreibe ich hier nicht.

Tax identification number (TIN) (Steuernummer)

Wenn Sie von dem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung profitieren möchten, müssen Sie eine Steuernummer angeben. Hier machen sich die Änderungen bemerkbar: Sie müssen die Steuernummer angeben, die Sie von Ihrem heimischen Finanzamt erhalten haben. Die Hintergrundgeschichte können Sie auf dem Mademers-Blog nachlesen.

Wählen Sie  I have a foreign (non-U.S.) income tax identification number. Klicken Sie dann auf Save and Continue. Wenn Sie auf der vorhergehenden Seite Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf Previous.

Treaty benefits (Vorteile aus dem Abkommen)

Jetzt wird überprüft, ob Sie sich auf ein Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung berufen können. Auf der Basis Ihrer Konto-Daten erkennt das Interview-Formular Ihr Land. Deutschland hat beispielsweise ein Abkommen mit den USA getroffen. Das Land ist jetzt voreingestellt (Germany). Wenn Sie in einem anderen Land leben, das ein Abkommen mit den USA hat, können Sie es aus der Liste auswählen. Diese Liste ist deutlich kürzer als die vorhergehenden Listen über den Wohnsitz. In diesem Post gehe ich davon aus, dass Sie in dem voreingestellten Land mit Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung leben. Setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen darunter und bestätigen Sie, dass Sie in dem voreingestellten Land leben und Steuern zahlen.

W8BEN_Treaty

 

 Tax identification number (TIN) (Steuernummer)

Es wird noch einmal darauf hingewiesen, dass Amazon 30 Prozent Steuern einbehalten muss, wenn Sie sich nicht auf ein Abkommen berufen können. Dazu benötigen Sie zwingend eine Steuernummer.

Foreign (non-U.S.) income tax identification number (TIN) (Fremde – nicht-US -Steuernummer)

Geben Sie in das Feld Ihre Steuernummer ein. Bestätigen Sie mit einem Häkchen in das Kästchen darunter, dass die Steuernummer korrekt ist und für den Zweck der Einkommenssteuer verwendet wird. Klicken Sie Save and Continue.

Tax Withholding Rate – Review (Höhe der einbehaltenen Steuer – Überprüfung)

Wenn Sie alle Felder korrekt ausgefüllt haben, sehen Sie jetzt ein ausgefülltes W 8BEN. Überprüfen Sie Ihre Angaben noch einmal sorgfältig. Unterschreiben können Sie dieses Formular nicht. Wählen Sie Save ans Continue.

Consent to electronic 1042-S form (Erlaubnis für elektronische Formular 1042-S)

Hier erteilen Sie die Erlaubnis, dass Amazon Ihnen die Bestätigung elektronisch erteilt. Wenn Sie das nicht möchten oder diese Übermittlung noch nicht eingerichtet ist, erhalten Sie zum Ende des Jahres Ihr Formular per Mail. Wählen Sie I consent to electronic receipt of my Information reporting documentation, wenn Sie eine elektronische Übermittlung erlauben. Andernfalls wählen Sie No, mail the document to me.

W8BEN_ErlaubnisFormular

Electronic Signature (elektronische Unterschrift)

Ehe Sie Ihre elektronischde Unterschrift erteilen, müssen Sie einige Punkte bestätigen. Nur wenn Sie alle Kästchen ankreuzen, kann Amazon Ihr W 8BEN  akzeptieren.

Geben Sie dann Ihren Namen in das Feld Signature of beneficial owner ein. Das Datum darunter ist vorgegeben. Geben Sie dann die E-Mail-Adresse ein, mit der Sie sich in Ihr Konto einloggen.

Wenn Sie sich von der Korrektheit aller Daten überzeugt haben, klicken Sie auf Submit. Sie erhalten die Bestätigung, dass Ihr W 8BEN ab diesem Tag gültig ist.

Bis zum nächsten Mal hat sich bestimmt wieder etwas geändert 🙂

 

 

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