Formular W-8BEN – So sparen Autoren Geld und Stress

Update 26.11.2015: Wenn Sie eine Anleitung für das Steuerinterview von CreateSpace suchen, lesen Sie auch W 8BEN – So aktualisieren Sie das Formular für Amazon. Ich empfehle den Post für die Autoren, deren W 8BEN ausläuft.

 Mit einem W-8BEN ersparen Autoren sich viel Stress. Die Mühe des Ausfüllens der Formulare sollten sie nicht scheuen, weil sie sonst Gefahr laufen, Geld zu verlieren.

In meinem letzten Post habe ich beschrieben, wie Autoren eine US-amerikanische Steuernummer EIN für Arbeitgeber beantragen können. Wie jener letzte Post beruht auch dieser auf meinen eigenen Erfahrungen und stellt keine Beratung dar. (hier gibt es mein kostenloses PDF zu US-Steuernummern)

Wozu eine US-amerikanische Steuernummer?

Eine amerikanische Steuernummer TIN oder EIN wird notwendig, wenn Autoren freiberuflich als Privatperson (TIN – Tax Identification Number) oder als potentielle Arbeitgeber in einer Firma (EIN – Employer Identification Number) Tantiemen auf US-stämmigen Veröffentlichungsplattformen wie KDP, Create Space oder Smashwords verdienen.

Eigentlich werden diese Tantiemen nämlich in den USA verdient und unterliegen dort der Steuerpflicht. Was übrig bleibt, muss dann in dem Land versteuert werden, in dem der Autor als Privatperson lebt oder seine Firma hat. Die Tantiemen würden in diesem Fall doppelt besteuert werden. Um solche doppelte Besteuerung auf ein Einkommen zu vermeiden, gibt es ein Doppelbesteuerungsabkommen.

Die Aufgabe des Formulars W-8BEN

Wer eine TIN oder EIN besitzt, kann in den USA eine Steuererklärung abgeben. Aber sinnvoller ist es, das Abführen der Steuern auf die Tantiemen von Anfang an zu verhindern. Da kommt das schöne Formular W-8BEN ins Spiel. Das ausgefüllte W-8BEN schickt man an die Betreiber aller Veröffentlichungsplattformen, bei denen man Bücher oder E-Books oder Hörbücher eingestellt hat. Aller.

Vergibt die US-Steuerbehörde eine TIN oder EIN, weiß die Steuerbehörde, dass es eine steuerpflichtige Privatperson oder eine steuerpflichtige Firma in Deutschland gibt. Mit dem W-8BEN teilt die steuerpflichtige Person oder Firma in Deutschland der Veröffentlichungsplattform mit, dass sie nach dem Doppelbesteuerungsabkommen alle Tantiemen in Deutschland versteuern möchte. Die Betreiber der Veröffentlichungsplattform bestätigen dies, in meinem Fall per E-Mail, und überweisen ab jetzt immer die vollen Tantiemen. Die werden dann in Deutschland regulär versteuert.

W-8BEN ausfüllen

Bei der US-Steuerbehörde findet man das Formular W8-BEN zum Speichern und Ausdrucken, dazu eine Anleitung. Diese Anleitung verwirrt mehr, als dass sie hilft.

Bei KDP gibt es zwei ausgefüllte Beispielformulare, einmal für Privatpersonen und Inhaber einer TIN, einmal für Arbeitgeber und Inhaber einer EIN. Da es die offizielle Ausfüllhilfe von KDP ist, werden sie es wohl so akzeptieren, obwohl in Part II einige Felder nicht ausgefüllt wurden.

Beim Ausfüllen dürfen keine Abkürzungen verwendet werden. Das am PC ausgefüllte und ausgedruckte Formular habe ich mit blauer Tinte unterschrieben. Wer das Formular per Hand ausfüllt, sollte blaue Tinte verwenden und nichts abkürzen.

So habe ich es gemacht:

Part I – Teil I

Feld 1 – Name of individual or organization: vollständiger Name

Feld 2 – Country: Land –  Germany

Feld 3 – Type of beneficial owner: TINindividual, EINindividual; es sei denn, man hat Angestelltecorporation

Feld 4 – Permanent residence adress: Adresse (kein Postfach) – Zeile 1 Straße und Hausnummer, Zeile 2 Postleitzahl, Stadt, Bundesland, Land (Germany; nicht BRD)

Feld 5 – Mailing adress: Postadresse, falls abweichend (kein Postfach)

Feld 6 – US taxpayer identification number: US Steuernummer – TIN oder EIN ankreuzen und aufschreiben

Feld 7 – foreign tax identifying number: Steuernummer im Heimatland – ist optional

Feld 8 – reference numbers: Referenznummer – Das sind die Nummern, die die Veröffentlichungsplattformen vergeben haben. KDP: Account Number, einloggen, unten rechts; Create Space: Member Number, einloggen, auf dem Dashboard; Smashwords: E-Mailadresse

Part II – Teil II

Feld 9 – I certify that: Ich bestätige, dass

a) The beneficial owner ist resident of: Der Antragsteller wohnt in – ankreuzen und das Land (Germany) schreiben, nicht abkürzen,

b) The US taxpayer identification number is stated on line 6: Die US Steuernummer steht in Feld 6 –  ankreuzen

c) Nur ankreuzen, wenn man eine EIN hat und außerdem Angestellte.

d) und e) überspringen

Feld 10 ist abhängig vom Land, in dem man lebt, da die Doppelbesteuerungsabkommen unterschiedlich sind. Das KDP-Beispielformular lässt es offen, aber ich meine, es sollte besser ausgefüllt werden.

Special rates and conditions – Besondere Raten und Bedingungen: Article ____ of treaty: Paragraf des Abkommens – Deutschland 12, Österreich 12, Schweiz 12 (hier kann man alle Abkommen ansehen)

Claim a ____ % rate of withholding on __________: Beantrage eine Rate von  _____ % auf ___________ – Deutschland 0%, Österreich 0%, Schweiz 0% (hier kann man nachlesen, ab Seite 40, Tabelle 1) auf Royalties – other.

Explain the reasons: Erkläre den Grund für den Antrag – „Beneficial owner is a resident of Germany“

Part III – teil III

überspringen

Unten auf der Linie mit vollem Namen unterschreiben, Datum schreiben, Self (TIN oder EIN ohne Angestellte) oder die Funktion aufschreiben (Beispiele bei KDP)

Das W-8BEN versenden

Falls die Adressen der jeweiligen Büros sich ändern, sollte man sich jeweils vergewissern. Eine Antwort erhält man nach etwa einer Woche per E-Mail oder nach drei Wochen per Post.

Für KDP schickt man das Formular an:

Amazon Digital Services
Attn: Vendor Maintenance
PO Box 80683
Seattle, WA 98108-0683

USA

Für Create Space schickt man das Formular an:

Create Space
Attn: Vendor Maintenance
PO Box 80683
Seattle, WA 98108-0683

USA

Für Smashwords schickt man das Formular an:

Tax Compliance Dept.

15951 Los Gatos Blvd.

Ste 16 Los Gatoes, CA 95032

USA

Eine Übersicht über aktuelle Änderungen finden Sie hier.

15 thoughts on “Formular W-8BEN – So sparen Autoren Geld und Stress

  1. Inzwischen kann bzw. muß man sogar bei Amazon KDP das W8BEN online ausfüllen, als eine Art geführtes Interview.

    Da kommt mittlerweile im Bücherregal eine Meldung, es lägen keine Steuerdaten vor, weshalb alle Bücher Ende Oktober offline genommen würden.

    Ich hatte ja ein W8BEN geschickt, zweimal und auch jeweils für CS und KDP.

    Dieses war anscheinend nicht bei KDP angekommen, obwohl es im selben Umschlag war mit dem für CS.

    Man riet mir dann, die Daten aus dem W8BEN nochmal online einzugeben.

    Mit dem Online-Interview wiurde die US-Steuerbefreiung sofort freigeschaltet, ich hatte die Datenübermittlung erlaubt (Die NSA liest ja sowieso mit und das IRS weiß damit auch sonst, was man macht, aber so spart es die Einschickerei nach USA, die ja nicht so doll klappt).

    Allerdings wird man das Online-Interview ohne das Vorwissen hier nicht verstehen, es ist holprig überseitzt und die EIN wird als Arbeitgeber-Identifikationsnummer bezeichnet, obwohl es ja eher eine Unternehmens-Identifikationsnummer ist.

    Die deutsche Steuer-ID wurde zwar abgefragt, aber gar nicht in das W8BEN eingetragen, wenn man eine US-ID hat.

    Also ist das Thema nun endlich erledigt. Jetzt fehlen nur US-Umsätze, damit ich von der US-Steuerbefreiung auch was habe :-/

    1. Ich frage mich was Amazon eine deutsche Steuernummer angeht.

      Zudem, sofern man auf die 30% verzichtet, sollte es keinerlei Rolle spielen ob das Formular abgegeben wurde oder nicht!

      Backen die da grade massive Extrawürste? Amazon ist keine Steuerbehörde, also weder IRS noch deutsches Finanzamt, und was die mit Daten anstellen, ist nicht gesichert.

      1. Die Angabe der deutschen Steuernummer ist optional. Ich habe sie nicht angegeben. Das W-8BEN ist ein Formular der IRS, eine Behörde, die für ihre Sammelwut verschrien war, lange bevor in Deutschland jemand von der NSA wusste. Man kann davon ausgehen, dass Amazon interessante Daten aus dem Formular ableitet. Allerdings sind keine Daten enthalten, die das Unternehmen nicht bereits besitzt.

    2. Danke für die Information über die Neuerung. Mal vom „Datenschutz“ abgesehen, ist so ein online-Interview eine große Erleichterung.

      1. Na die NSA hört ja sowieso alles ab, bestimmt auch Papierbriefe, also isses dann auch egal…und die Daten aus dem W8BEN bekommt Amazon auch ohnehin, ebenso wie die IRS, ob dann direkt online oder per Papier, spielt keine Rolle, endet doch im selben Computer.

        1. Papierbriefe sollen ja sicherer sein 😉 Die Frage ist auch, ob die Steuern beim Datenabgleich unter der Hand einbehalten werden oder nicht. Da Geld im Spiel ist, kann man sicher sein, dass die Daten ignoriert werden und das Geld einbehalten wird. Also doch Antrag stellen …

  2. Hallo,
    Ich bin Autorin (bis jetzt nur auf Französisch) und verkaufe z.T auch Bücher auf Amazon.com.
    Ich werde bald Bücher auf Deutsch und auf Englisch verkaufen und brauche deshalb diese EIN, damit ich die 30 % nicht an die IRS abgeben muss.

    Ich bin auf diese Seite gelandet nachdem ich eeeeeeewig mit diesen EIN, ITIN und W-8BEN rummache…

    Ich habe gerade meine EIN beantragt und das Formular SS4 (so ausgefüllt wie auf Ihrem Blog erklärt) per Fax geschickt und warte mal ab ob es klappt.

    Wenn ich mal eine EIN habe, hoffe ich dass es auch mit dem W-8BEN Formular auch klappt. (das geht leider nur per Post oder irre ich mich?)

    Vielen Dank für die Anleitung !

    Caroline

    1. Hallo Caroline,

      es freut mich, dass meine Seite dir helfen konnte. Meines Wissens kann das W-8BEN nur mit der Post verschickt werden, ich konnte auch bei der US-Botschaft nur die Postadresse der IRS finden. Die Antwort kommt wahrscheinlich per Mail, so dass man wenigstens nicht den doppelten Postweg abwarten muss.

      Viele Grüße

      Martina

  3. Was mich mal interessieren würde ist, wie man vermeiden kann doppelt besteuert zu werden und gleichzeitig den Vollnamen bei Amazon, Smashwords usw. bekannt zu geben.

    Deutschem Recht nach kann ich ja mit Künstlernamen rechtsgültig geschäftlich tätig sein. Insofern frage ich mich wo ich meinen Vollnamen nun tatsächlich angeben muß und wo nicht.

    1. Hallo Anne,

      frag doch mal bei der amerikanischen Botschaft in Frankfurt nach, wie die US-Sicht auf Pseudonyme ist. Ich verstehe Zeile 2 im SS4 so, dass dort auch Künstlernamen eingetragen werden können. Wenn man eine EIN auf das Pseudonym erhalten kann, sollte es möglich sein, alle Konten unter dem Pseudonym zu eröffnen.

      Es wäre nett, wenn du hier mitteilen könntest, welche Lösung du gefunden hast.

      1. Ich werde mich nächsten Monat genauer schlau machen, vermutlich direkt in den USA anrufen, und wieder melden! Mein hiesiger Finanzamts-SB ist damit einverstanden. Ihm gehts nur um meine Steuernummer, und daß ich einwandfrei identifizierbar bin (Künstlername also beim FA zur Nummer hinterlegt ist).

  4. Vielen Dank für diese hilfreichen Informationen! Das hat mir viel Zeit erspart. Die EIN habe ich per Fax nach drei Tagen erhalten und nun hoffe ich, dass es auch mit dem W-8BEN-Formular ohne Probleme funktioniert.

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