Wenn wir mit anderen Menschen zusammenarbeiten, müssen wir uns immer wieder über Arbeitsergebnisse und Probleme austauschen, wir müssen Termine und Methoden absprechen und Material versenden. Dank der Digitalisierung sind wir weder darauf angewiesen, die anderen zu treffen noch Material auf dem Postweg zu verschicken. Gerade deswegen ist eine gute und präzise Kommunikation wichtig. Sonst kommunizieren und schicken wir blind aneinander vorbei (was natürlich auch bei persönlichen Treffen geschehen kann).
Kommunikation – welche Kanäle benutzen wir?
In einer Arbeitsgruppe sollten wir einen Unterschied machen zwischen den Kommunikationskanälen, die wir privat nutzen und denen, die für die gemeinsame Arbeit sinnvoll sind. Gerade wenn Autor*innen zusammenarbeiten ist das wichtig, da sie beispielsweise keine Firmen-E-Mail-Adresse haben. Für Absprache und das Versenden von Material kann es sich anbieten, wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse anlegen und den Austausch von Manuskripten, Designvorschlägen etc. ausschließlich darüber abwickeln.
Es gibt zahlreiche Tools, mit denen Teams ihre gemeinsame Arbeit koordinieren können. Dazu müssen jedoch alle Zugang zu diesem Tool haben und seine Funktionsweise verstehen. Trello beispielsweise erlaubt das Hochladen von Dateien, das Festlegen von Terminen (mit Erinnerungsfunktion), das Erstellen von Checklisten sowie den Austausch über Kommentare. Dazu legt man Nachrichtenseiten, sogenannte Boards an. Während ich viele Projekte mit diesem Tool plane, habe ich einen Kollegen, der mit dem Prinzip der Boards nicht zurechtkommt. Wenn wir dieses Tool verwenden, muss ich ihm immer sagen, dass ich etwas für ihn hinterlegt habe, weil er es sonst übersieht.
Kommunikation braucht Übersicht
Dieses Beispiel zeigt, dass, damit Informationen nicht verloren gehen, Rücksprachen möglich sein müssen. Sinnvoll ist es auch, Arbeitsschritte zu dokumentieren. Vorher sollten wir uns darüber einigen, wie umfassend die einzelnen Arbeitsschritte dokumentiert werden müssen.
Ebenso notwendig ist klarzustellen, wie verbindlich Absprachen sind und wie schnell eine Rückmeldung erwartet wird. Manche Fragen lassen sich am schnellsten telefonisch klären. Konflikte sollten grundsätzlich direkt zwischen den Betroffenen ausgehandelt werden und nicht in einem öffentlichen Forum.
